L’evoluzione del mercato del lavoro e la sua espansione hanno portato i professionisti del settore di reclutamento a sviluppare metodi per sistematizzare il processo di selezione per definire la persona giusta per il lavoro giusto.
Fondamentale a questo proposito è l’analisi di posizione (o job analysis), consistente in una ricerca, analisi e definizione di requisiti ideali per una determinata posizione lavorativa. Ma come strutturare effettivamente una job analysis? E come viene attuata?
Cosa è la Job Analysis?
In questa sede approfondiremo l’utilizzo della job analysis esclusivamente in un processo di selezione, in quanto essa può trovare impiego anche in altre funzioni orientate alle risorse umane, come supporto a programmi di formazione e sviluppo.
Definiamo quindi la job analyisis come un processo di osservazione e raccolta informazioni su comportamenti e pratiche relative al ruolo che il candidato dovrà ricoprire in azienda. Spesso è la prima fase di un processo di selezione del personale, quindi la più delicata, in quanto a seconda della precisione con cui è condotta dipende l’accuratezza con cui viene individuata la giusta persona.
Dopo la job analysis, si passa alla fase di recruiting, ovvero selezione dei candidati ideali; e infine la fase di selezione del candidato, con l’incontro vero e proprio tra selezionatore e aspirante lavoratore.
Come si struttura la Job Analysis?
La job analysis si struttura in due momenti: la job description e la person specification.
Job description
Non è altro che la descrizione di una posizione lavorativa corrispondente al contesto specifico di lavoro coinvolto nell’offerta di impiego, utile per trovare candidati effettivamente idonei alla posizione offerta. Una job description riporta luogo e nome della posizione, scopo, compiti ed attività previste, livelli di autonomia ed eventualmente aspetti contrattuali, retribuzione compresa.
Person specification
Basata sulla job description, indica le caratteristiche personali del potenziale dipendente. Tali attributi includono qualità, abilità (soft e hard skills), esperienze, conoscenze (teoriche e pratiche), talvolta anche attributi personali (caratteriali, attitudinali, motivazionali) funzionali alla mansione da svolgere. La person specification può essere utile anche all’aspirante candidato per meglio comprendere se sono appropriati per quella attività.
Il risultato ottenuto può definirsi un insieme di compiti descritti in base alle azioni tipiche dell’attività di lavoro, seguito dalla descrizione delle abilità e conoscenze richieste, ed infine una definizione di strumenti di selezione adattati utili per la selezione della risorsa.
Come funziona la Job Analysis?
Più approcci possono essere adottati per una giusta job analysis:
Task inventories
Basato su interviste rivolte ad esperti della posizione aperte, consiste in un elenco di compiti classificati poi per priorità di importanza. Non permette un’identificazione chiara delle caratteristiche ed abilità desiderabili in un candidato.
Functional job analysis
Basato su un approccio quantitativo, consiste nell’osservare le azioni svolte, gli strumenti e il grado di responsabilità richiesti per la posizione. A questi elementi viene poi attribuito un punteggio rispetto alla loro interazione con dati, persone ed oggetti. Tecnica più utile per servizi di formazione e sviluppo.
Worker oriented analysis
Basata su un’osservazione dei comportamenti del lavoratore per ottenerne una definizione generale non specifica, che facilita il confronto tra posizioni, ma limita fortemente descrizione concrete di tutto ciò che orbita intorno alle attività pratiche richieste.
Tutti questi approcci sono accumunati da un’analisi di molteplici fonti informative quali documenti aziendali, osservazioni, interviste, questionari ed interviste.
Job Analysis e successo lavorativo
A prescindere da come viene attuata, la job analysis quindi permette di documentare le caratteristiche che le imprese ritengono importanti per il successo lavorativo, secondo il loro contesto e i loro bisogni dichiarati. Tale analisi permette di offrire un supporto sicuro ed affidabile alla selezione del personale, evitando sovrapposizioni di compiti e caratteristiche tra le figure candidate e quelle già presenti nell’azienda, non coerenti con i bisogni della stessa; al contempo, offrire al candidato un’opportunità di lavoro realmente appropriata per le sue aspirazioni e soddisfacente.
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