COMUNICAZIONE EFFICACE ALL’INTERNO DELL’ORGANIZZAZIONE

COMUNICAZIONE EFFICACE

Comunicare... Un'azione così naturale che raramente ci fa fermare a riflettere; cosa che invece dovremmo fare, data la sua importanza. 

La comunicazione, sia negli aspetti informativi che relazionali, ha un ruolo fondamentale nella vita delle persone e delle organizzazioni, poiché è noto che “è impossibile non comunicare”.

Organizzazione e comunicazione

Esiste una forte interdipendenza tra organizzazione e comunicazione.

Un'azienda che vive è un'azienda che comunica. I comportamenti dei manager, il modo di organizzare una riunione e lo stile secondo cui sono improntate le relazioni interpersonali sono molteplici occasioni di comunicazione. Per le aziende, oltre agli aspetti decisivi quali contatti con i fornitori, reti di distribuzione, puntualità nelle consegne e prezzi, vi è un altro elemento indispensabile che favorisce la sua affermazione: la comunicazione.

Cos'è la comunicazione?

Che cos’è la comunicazione? E quali sono i suoi compiti? La comunicazione è quell'insieme di processi di creazione e scambio di messaggi finalizzati al raggiungimento degli obiettivi di un'organizzazione. Strumento molto importante che permette di comprendere le informazioni necessarie a processi produttivi e decisionali, far conoscere la missione, i prodotti, le politiche e le strategie all’interno dell’organizzazione. Inoltre, ha l’obiettivo di condividere con i collaboratori la cultura dell’organizzazione (il suo sapere e i suoi valori). Ultima, ma non di importanza, la comunicazione è efficace nel produrre conoscenza e far circolare esperienze, pensieri al fine di creare innovazione o risolvere semplicemente un problema.

E’ evidente a tal proposito che una buona comunicazione è alla base sia dell’efficienza, che del benessere organizzativo portando a soddisfazione dei collaboratori, clima interno positivo e assenza di gravi conflitti.

CHI E’ UN BUON COMUNICATORE?

Il buon comunicatore è consapevole che ogni messaggio trasmette una “notizia” per cui deve essere un veicolo di relazione positiva delle persone, tra loro e con l’organizzazione. Comunicare in modo efficace impone al comunicatore la cura di alcuni aspetti che vanno al di là dell’informazione stessa.

Vediamo per esempio quali possono essere:

• La chiarezza: usare frasi semplici e termini che il destinatario conosce, inserire nel messaggio tutte le informazioni importanti e se queste non vengono capite ripeterle o spiegarle in altro modo. Importante assicurarsi che l’altro abbia capito.

• La coerenza: serve a rendere i messaggi credibili, logici e congruenti. Questo aspetto diventa evidente quando ad esempio il Direttore ti informa che hai fatto benissimo il tuo lavoro e lo apprezza molto. Se lo fa con voce piatta, senza guardarti negli occhi e continuando a fare qualcosa che magari reputa più importante è diverso se lo dicesse con un altro tono, postura e atteggiamento.

“SENTIRE E NON SOLO ASCOLTARE”

Il tuo capo dedica il tempo e l'attenzione necessari per ascoltarti?  E tu? Hai tempo di ascoltare colleghi e collaboratori?

Prova a ricordare quante volte durante le tue ore di lavoro hai ascoltato in modo attivo colleghi, capi o collaboratori. Spesso non ci si sofferma molto su questa azione ma, sentire non è lo stesso che ascoltare. Infatti, l’ascolto attivo è caratterizzato da attenzione, sensibilità e invia un messaggio relazionale di empatia, inclusione e valorizzazione. Ascoltare non solo con le orecchie ma anche con gli occhi proprio perché spesso i nostri gesti e le nostre espressioni confermano o contraddicono quello che esprimiamo con le parole. In questo modo posso ottenere la fiducia del mio interlocutore e comprendere ciò che mi vuole davvero trasmettere.

Ti capita di trovare oscuro il contenuto di una comunicazione?

Gli strumenti ancora più utilizzati per la comunicazione pratica rimangono e-mail e riunioni. Questi sono strumenti che nel corso del tempo hanno generato uno sviluppo ed aumento di stress da parte degli utilizzatori, fino a perderne quasi l’efficacia: riunioni che non hanno mai una fine; un rimpallo di messaggi di posta elettronica con una lunga lista di interlocutori (palesi o meno se messi in ccn) che non permettono di arrivare ad un punto concreto in tempi relativamente brevi, causano disaffezione al loro utilizzo e ne riducono l’efficacia nel tempo.

La comunicazione risulta più efficace e fluida nei contesti in cui sono chiari i ruoli e gli obiettivi delle persone, messi a fattor comune e condivisi dalla maggioranza degli interlocutori. In secondo luogo, serve una formazione pratica e direttive chiare circa l’utilizzo consapevole degli strumenti di comunicazione, qualsiasi ruolo abbia all'interno dell’ambiente considerato.

In questo senso la cultura aziendale è l’unico strumento che può fare, davvero, la differenza.

UNA NUOVA CULTURA AZIENDALE

Prima di tutto è necessario approfondire e sviluppare una nuova cultura aziendale basata, prima di tutto, sulle persone e sui loro bisogni. Successivamente bisogna costruire una strategia di comunicazione trasparente e coinvolgente, in cui i collaboratori diventano attori attivi e non solo spettatori passivi che subiscono decisioni.

L’obiettivo principale deve diventare quello di abbandonare impostazioni gerarchiche di lavoro e pensare, invece, ad un sistema organizzativo basato sulle competenze e sulla flessibilità tenendo conto delle Persone che lavorano all’interno. Un’organizzazione che dialoga con i propri dipendenti trasmette un senso di attenzione ed importanza nei confronti del capitale umano.

L’azienda deve poter dare fiducia alle proprie risorse umane per adottare la mentalità che tutti debbano poter recuperare le informazioni necessarie per proseguire nelle normali attività.

AZIONI INDISPENSABILI PER UNA COMUNICAZIONE EFFICACE

1. Parlare in prima persona

Solitamente, quando dobbiamo esporre un’opinione, preferiamo esordire citando un personaggio esterno pur di non prenderci la responsabilità delle nostre azioni. Esprimere le proprie idee in modo del tutto individuale è il primo passo verso una comunicazione vincente perché assumendosi la responsabilità delle proprie azioni permette di stemperare situazioni di tensione o conflitto.

• Non generalizzare

Spesso gli individui si arrogano il diritto di farsi portavoce di altri dando vita ad un processo comunicativo inefficace. E’ bene esporre il proprio pensiero senza coinvolgere altre persone. Più consono è chiedere un feedback personale perché la sensazione di non riconoscimento e la generalizzazione va a minacciare la libertà di espressione altrui.

• Esprimere fatti o proposte concrete

L’invito ad esprimersi attraverso proposte concrete è finalizzato a migliorare la comprensione da parte del destinatario e ci aiuta a centrare immediatamente il bersaglio che intendiamo colpire con il nostro intervento.

• Critiche costruttive

Ricevere una critica, non deve essere visto solo in termini negativi ma, dovrebbe diventare un’occasione per puntualizzare e migliorare alcuni aspetti in vista di un processo di crescita comunicativa. La critica in sé non è pericolosa o sgradevole, sono i modi sgarbati assunti a farla risultare tale. Diventa importante quindi fare attenzione ai tempi, modi, parole per evitare di offendere e far perdere la propria sicurezza all’altra persona.

• Eloquio adatto

Adattare il proprio eloquio al contesto e alle persone con cui mi sto rapportando.
Il livello comunicativo più efficace, per catturare l’interesse della persona, è quello dell’esperienza. Ascoltare un aneddoto o parlare della propria esperienza diretta aiuta le persone a sentirsi coinvolte e aumentare l’attenzione.

CONCLUSIONI

Ogni giorno entriamo inevitabilmente in contatto con molte persone, sia per motivi personali che lavorativi. Partner difficili, capi nevrotici, colleghi permalosi, collaboratori svogliati, clienti diffidenti e chi più ne ha più ne metta. Se non sappiamo comunicare in modo efficace con loro, le nostre giornate saranno piene di problemi, frustrazioni e conflitti.

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