Negli ultimi mesi abbiamo spesso sentito parlare di Smart Working, o l’abbiamo vissuto direttamente. Ma cos’è, esattamente, lo Smart Working? E quali possono essere le strategie di gestione.
Smart Working e strategie di gestione
Il significato dell’espressione è letteralmente “lavoro agile”, e secondo il nostro ordinamento viene definito come “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell'attività lavorativa” (legge n. 81/2017).
Con l’emergenza sanitaria in atto, realtà organizzative anche molto diverse tra loro hanno dovuto adottare volenti o nolenti questa strategia su tutto il territorio nazionale.
C’è anche chi ha sostenuto che l’uso del termine Smart Working sia improprio, in quanto dalla definizione data dallo stesso ordinamento si presuppone un insieme di attività organizzato, con concreti accordi contrattuali, e si debba invece preferire il concetto più generico di Remote Working, che pone l’accento sul lavoro da remoto in sé, senza indicazioni più precise.
Infatti, la stragrande maggioranza dei lavoratori si è approcciata a questa nuova modalità, a partire da marzo, dall’oggi al domani, con la conseguenza squisitamente psicologica che è cambiato il contesto in cui si lavora, spesso coincidente con la casa.
Le caratteristiche del team sono compatibili con lo Smart Working?
Le caratteristiche del team, seppure presentate in ordini di importanza diversi e con parole diverse, sono ricorrenti, e in particolare le caratteristiche che risultano vincenti all’interno del team sono ben collaudate.
Esse sono, in linea di massima: la chiarezza negli obiettivi da raggiungere, una comunicazione chiara e aperta al dialogo all’interno del gruppo, l’affidabilità tra i suoi membri e il clima organizzativo, che fa da cornice alle altre caratteristiche ed è un prerequisito per un buon lavoro di team building.
La criticità maggiore sorge dal fatto che queste caratteristiche sono ben collaudate in ufficio, ma cosa succede quando, come è accaduto con lo Smart Working, viene meno la dimensione quotidiana del lavoro in presenza?
Il lavoro a distanza può rendere il team meno coeso, rendere meno chiare le richieste e gli obiettivi tra colleghi nel breve e medio termine, e farci sentire più distanti dalla nostra organizzazione. Come fare, allora, per sentirci parte del nostro team anche quando lavoriamo da casa?
Ricadute sul team: dispersione del lavoro e iperconnessione.
Nonostante gli strumenti digitali a nostra disposizione, che ci permettono di comunicare in tempo reale, non riusciamo a stare dietro alla realtà multi-sfaccettata dell’ufficio, fatta di processi e di interazioni, e a prendere parte delle decisioni che vengono normalmente prese davanti a un tavolo tutti insieme. Questo comporta un cambiamento nel nostro senso del tempo, che ci appare più dispersivo; le stesse attività che avremmo svolto in ufficio le svolgiamo da casa peggio e, paradossalmente, impiegandoci più tempo. Mancando il collante del team, quelle che vengono a mancare sono la concentrazione e la motivazione.
In modo complementare interviene la percezione di essere iperconnessi. Il lavoro agile implica sì una gestione per definizione più leggera del lavoro, magari in termini quantitativi, eppure questo, al contrario delle nostre aspettative, non comporta una sensazione di fatica minore.
I lavoratori si sforzano di più facendo di meno: il completo ripiegamento della vita lavorativa nel digitale comporta un senso di spossatezza, perché i confini tra vita privata e vita professionale (il famoso work-life balance) tendono a essere sfumati.
Strategie di gestione: identificazione di nuovi punti di riferimento e autonomia decisionale.
Quali strategie possiamo adottare per affrontare attivamente queste criticità? Dobbiamo trasformare queste nuove sfide in opportunità.
La maggiore autonomia decisionale data dallo Smart Working deve rappresentare una sfida, anche quando non si è team leader, per responsabilizzarsi e ri-scoprire le proprie capacità gestionali.
Ragionare per obiettivi giorno per giorno, anche in autonomia, comunicare di più e più spesso ai colleghi le proprie emozioni e informarsi sull’andamento dei progetti in corso sono tutte strategie che possono aiutarci a “portare l’ufficio” nelle nostre case, se noi non possiamo andare in ufficio.
Allo stesso tempo, il work-life balance può essere ribilanciato maggiormente a favore sia dell’uno sia dell’altro se le nostre attività di svago si concentrano meno sull’online e più sull’offline.
Alla scoperta del metodo Scrum come strategie di gestione
Per concludere, vediamo una panoramica del metodo Scrum, che potrebbe essere una strategia vincente per la gestione del team in Smart Working nel prossimo futuro. Il metodo è nato all’interno ed è anzi il più conosciuto dei metodi Agile, nati nell’ambito dello sviluppo software ma utili anche come principi organizzativi. Più nello specifico il termine scrum viene dal rugby, e significa “mischia”, durante la quale l’intera squadra si impegna a muovere o prendere il possesso della palla. Nell’applicazione alla gestione del team, ciò vuol dire che il team si comporta come una cosa sola verso il raggiungimento dell’obiettivo.
Esso si articola in:
- Definizione chiara dei progetti da realizzare;
- Suddivisione in fasi (sprint) durante le quali il progetto viene realizzato e riunioni rapide (sync) quotidiane di condivisione dello stato di avanzamento del progetto;
- Review finale del progetto.
Conclusioni.
L’emergenza sanitaria ci obbliga a ripensare il nostro modo di lavorare.
Non sappiamo se lo Smart Working ci accompagnerà per ancora molto tempo, ma possiamo, come team, fare squadra, conoscere meglio gli strumenti che abbiamo per gestirlo al meglio e affinarli in modo da sentire di meno la mancanza dell’ufficio.
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