Il Covid-19 ha profondamente modificato la nostra vita quotidiana. Le attività che solitamente eravamo abituati a svolgere in presenza, oggi sono state quasi completamente sostituite dalla modalità digitale. Il mondo del lavoro non è risultato immune alla pandemia, subendo profonde modificazioni. Le stesse modalità di recruiting si sono dovute reinventare, abbracciando, ad esempio, il colloquio di lavoro online.
Sempre più spesso si fa riferimento a come un candidato dovrebbe comportarsi o prepararsi a un colloquio di lavoro a distanza. Ma quali consigli e accorgimenti dovrebbe adottare un recruiter per condurre un video-colloquio in modo infallibile?
1. Scegliere una piattaforma ad hoc per il recruitment
Quando si effettua un colloquio di lavoro online è importante prima di tutto scegliere la piattaforma e imparare a conoscerla. Fare delle prove con un collega, per esempio, è fondamentale se ancora non si ha dimestichezza. Inoltre, permette di testare videocamera e microfono, usare la chat, condividere lo schermo o una presentazione per non arrivare impreparati il giorno del colloquio.
Ci sono molteplici piattaforme utili allo scopo (Google Meet, Zoom, Webex…). Però, i recruiter seri sanno che esistono piattaforme specifiche per i colloqui a distanza. Un ATS (Applicant Tracking System), per esempio, può agevolare la video-presentazione da parte del candidato. Infatti, grazie a questa piattaforma, si può effettuare una pre-selezione o far compilare un sondaggio, tutto in un unico spazio.
2. Iniziare con le giuste domande
Come per quelli fisici, anche nei colloqui di lavoro online è fondamentale definire in via preventiva i quesiti da sottoporre. Creare una sorta di scaletta semi-strutturata, assicura il recruiter che coprirà tutti i punti di cui vuole parlare. Puoi anche creare una lista con delle parole chiave che ti aiuteranno a non perdere il filo del discorso. Solitamente risulta efficace non superare le 10 domande. Essendo fondamentale far sentire a proprio agio il candidato, può essere funzionale partire con un icebreaker, per permettere al candidato di allentare la tensione. Esso può consistere sia in una presentazione iniziale del recruiter, che delle persone presenti al colloquio, sia con una domanda facile, in modo da rompere la tensione. Solo successivamente si cercherà di entrare nel dettaglio.
Esattamente come in un colloquio di lavoro tradizionale, è importante prendere appunti durante la videochiamata. Questi appunti ti verranno utili al momento della scelta del giusto candidato, soprattutto se hai diversi colloqui per la stessa posizione. Per continuare a guardare il tuo interlocutore "negli occhi" puoi posizionare la lista davanti a te vicino alla telecamera.
Oltre a questo, è importante assicurarsi di replicare tutte le fasi di un colloquio dal vivo, partendo dalle presentazioni, proseguendo con le domande e risposte, per concludere poi con le informazioni sulla posizione da ricoprire e programmando le tappe successive.
3. Progetta il video-colloquio senza lasciare nulla al caso
Il recruiter deve curare ogni minimo dettaglio del colloquio, anche se online, prevedendo accorgimenti, all’apparenza banali, ma assolutamente fondamentali per la buona riuscita.
Per questo motivo, è fondamentale scegliere la stanza giusta nella quale condurre il colloquio online. Se in precedenza era sufficiente chiudere la porta del proprio ufficio, informando i colleghi di lasciare libera la stanza, lavorare online, potenzialmente da casa richiede l’identificazione di una stanza appartata e tranquilla, con una buona connessione.
Non meno importante è l’accortezza nella scelta dell’abbigliamento: curato per permettere al candidato di cogliere la serietà e l’affidabilità della propria azienda
Anche la gestione del tempo è fondamentale: se ci si rende conto che gli appuntamenti online si stanno accavallando, è fondamentale non lasciare il candidato successivo in sospeso, senza informazioni su come muoversi. Piuttosto, è possibile prevedere una waiting room, con un messaggio che gli faccia capire quando si inizierà. Un po’ come se si trovasse nella sala d’attesa fisica dell’azienda e stesse aspettando il lascia passare della segretaria per poter accedere all’ufficio.
4. Tenere d’occhio il tempo
Il video stanca. Per questo motivo è molto importante organizzare le tempistiche di un colloquio di lavoro online. Per prima cosa, quindi, il recruiter deve fissare degli obiettivi e procedere secondo tempi prestabiliti. Inoltre, è bene definire un tempo massimo di durata del colloquio: tra i 30 e i 45 minuti al massimo.
Se il colloquio viene condotto in modalità asincrona, a maggior ragione bisogna progettare una scaletta in modo che il candidato rispetti le tempistiche. Mai dimenticarsi di fornire chiare indicazioni in merito.
5. Sii chiaro e trasparente con il candidato
In un colloquio di lavoro online le accortezze non sono mai troppe e devi fornire al candidato delle vere istruzioni per l’uso. Non tutti i partecipanti hanno esperienza pertanto può essere utile inviare una mail con il link alla stanza virtuale, delle istruzioni base su come si utilizza il software, un’informativa su come avviene il processo di selezione, le tempistiche previste e qualche consiglio su come gestire al meglio il colloquio.
6. Presta attenzione al linguaggio non verbale e al “contorno”
Presta attenzione al modo di gesticolare del candidato, al suo sguardo e anche a come ha posizionato la webcam. Questo ultimo aspetto insieme all’ambiente di “contorno” in cui avviene il processo di selezione dicono tanto della persona che hai di fronte e sull'attenzione prestata dal candidato nell’organizzazione del colloquio di lavoro online.
Entrare nella parte o essere se stessi?
L’efficacia di un messaggio (orale) è data per l’80% dalla comunicazione paraverbale. Controllare il linguaggio paraverbale (in cui rientra il linguaggio del corpo, le espressioni del volto e il tono di voce) è fondamentale affinché il messaggio comunicativo abbia un’elevata efficacia. Questo significa curare l’immagine che vogliamo trasmettere di noi stessi. Perciò, è bene prestare attenzione ad alcuni piccoli accorgimenti tecnici.
Cerca di guardare la webcam il più possibile e assicurati che riquadri il tuo viso intero e parte del tuo busto. In questo modo, anche se non ti trovi faccia a faccia con il tuo candidato, il tuo interlocutore avrà l'impressione che tu lo stia guardando negli occhi. Fai anche attenzione alla postura: trova una sedia comoda e siediti dritto. Infine usa un tono di voce che non sia troppo alto o troppo basso, e modera la gestualità. Rispetta le pause e fa attenzione a eventuali ritardi di audio per non sovrapporti al tuo interlocutore.
7. Prenditi il tuo tempo e ricavati il tuo spazio per valutare il video-colloquio
Anche tu come recruiter devi fare la tua parte e devi trovarti nelle migliori condizioni per farlo: stanza isolata o quantomeno poco rumorosa, agenda libera da impegni, in modo da focalizzarti esclusivamente sull’attività che andrai a fare di lì a poco.
È fondamentale che non ti basi sulle prime risposte che ti danno i candidati, ma che tu vada oltre. Si sa che, specie in un video-colloquio in differita, all’inizio una persona è imbarazzata e magari non si sente totalmente a proprio agio, proprio per questo cerca di restituire una valutazione globale dell’esperienza di selezione e non focalizzarti su momenti specifici.
Conclusioni
Per concludere, è importante sottolineare le funzionalità e i vantaggi del video-colloquio, che i recruiters dovrebbero sempre tenere ben a mente, per poter apprezzare al meglio questa nuova modalità di lavoro.
E' fondamentale considerare che attraverso la modalità di recruiting online si possono raggiungere talenti in ogni parte del mondo.
Per il lavoratore stesso è possibile mettere a bilancio un grande risparmio di tempo e denaro, non essendoci la necessità di recarsi in ufficio. In questo modo è possibile favorire anche l’attività di smart working, consentendo al recruiter di organizzare la giornata secondo gli obiettivi quotidiani, garantendo maggiore flessibilità nella gestione degli appuntamenti.
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